Base de gestion commercial, devis, fabrication, suivi & planning.

STC Paris le distributeur de matériaux de synthèse (Corian) façonné. Leur champ d’action passe par la phase commerciale, la prise de mesures, la préparation des plans du bureau d’études, la commande des matières premières, la mise en fabrication, puis la pose sur le site du client (collectivités, Santé, résidentiel).

Mission 2006-2016

Mise en place d’une gestion de complète et sur mesure des différents processus
• Gestion à 3 niveaux :  Entreprises : Clients : Franchisés
• Prospection commerciale avec suivi (CRM), devis, facture, relances, export comptable)
• Suivi des Rdv de : mesures, commandes matériaux, fabrication, pose.
• Gestion des calendriers des différents services : mesures, fabrication atelier, pose
• Gestion du stock avec des références plus complexes par clients (meubles spécifiques)

La mise en place s’est faite sur plusieurs années avec l’ajout de modules plus spécifiques en 2015 concernant l’automatisation du suivi de clients importants (Lapeyre & Darty/Fnac)

Base de numérisation & archivage des archives juridiques & du patrimoine immobilier de la RATP.

1 million de pages A4. Ce chiffre représente « approximativement »  le total des archives du département du patrimoine juridique de la RATP de 1900 à nos jours.
Des plans d’architectes (format A0), des documents notariés, actes de propriétés, lots et parcelles, historiques de mutations,  contrats, servitudes, réglementations d’urbanisme et assainissement, contrôles réglementaires, autorisation d’urbanisme, POS … l’ensemble de ces documents étant rapportés et regroupés dans des unités de gestions de la RATP « UG » .

Mission 2010-2012

Notre mission à consisté à permettre à une équipe de 5 personnes de mettre en ligne, gérer, partager, ajouter de nouveaux documents de nature juridique sous forme de PDF.

Première partie de la mission chez notre client : mise en place de la base FileMaker permettant l’identification des dossiers avec un thesaurus de mots clefs juridiques, cela nous a permis de trier et écarter les informations redondantes ou non pertinentes. Au bout de quelques mois de saisie il restait environ 100 000 documents à numériser.
Nous avons fait le choix de travailler avec une entreprise bordelaise pendant quelques mois, afin de numériser les documents. L’identification initiale des dossiers leur a permis de numériser en un temps record les actes et plans, qu’ils nous ont retournés sous forme de PDF d’excellente qualité (N&B et couleur), que nous avons injectés dans la base hébergée chez Gigaplanet. L’ensemble des 100 000 pages A4 ne prends pas plus de 8 Giga sur le disque du serveur !

La seconde partie de la mission:  a consisté à mettre en place la modélisation du travail des juristes en respectant le schéma de la RATP (rattachement des immeubles à des Unités de Gestions : UG).
Une interface de consultation conviviale, une saisie simple pour ajouter de nouveaux documents, avec la possibilité de continuer le travail d’indexation sans quitter FileMaker, ce sont autant d’atouts qui ont facilité l’adhésion des utilisateurs à ce nouvel outil.

La mise en place s’est opérée progressivement sur 3 années.
Le client a été satisfait de découvrir que FileMaker lui permettait de solutionner ses demandes qui se précisaient avec l’usage de la base, sans avoir besoin d’un lourd cahier des charges..
Il est déjà prévu d’ici 2016-2017  d’intégrer les données de la base FileMaker dans les bases Microsoft SQL de la RATP.

Base de gestion des contrats , primes, sinistres et d’archivage de PDF

SIACI est un courtier d’assurances avec une implantation nationale et mondiale.

Mission 1998-2015 
La base a connu de nombreuses évolutions pour s’adapter aux besoin de notre client.

Ce fut d’abord un outil de gestion de flotte automobile pour Vinci (avec gestion et suivi des sinistres, numérisation des sinistres en PDF) avec diffusion directe des cartes vertes via un intranet aux filiales de Vinci.

Actuellement la base permet de soit de Regrouper les Entreprises , soit de gérer des Entreprises Individuelles
• Les contrats concernent les primes suivantes :  Air Espace / Responsabilité civile, Responsabilité civile et faute inexcusable / Décennale / Marchandises transportées / Tous risques chantiers.
• Certains contrats sont rattachés à une gestion du suivi des sinistres.
• Les factures sont émises soit pour les Groupes d’entreprises soit sous forme de factures individuelles par entreprises.
Tous  les documents sont émis en PDF et stockés sous cette forme dans la base FileMaker.

Gestion associative : le Conseil National des Achats : de 2010 à 2014

Le CNA crée en 1944 représente 10.000 Acheteurs permettant via la mise en réseau, le partage d’expériences, de valorisation la fonction Achats
La CDAF organise les rencontres du Club des Directeurs Achats, , les dîners mensuels, des événements annuels comme Le Forum des Achats Publics, La Nuit des Matières Premières et la rencontre Groupes d’Etudes et de Benchmarks (GEB).

Mission 2010-2014
Migration des données de l’ancienne base (150 tables) puis regroupement et simplification de l’existant dans un nouvel organigramme simplifié avec une 30 tables.

La base actuelle permet de gérer
• les adhésions à 3 niveaux différents : Organisations de groupes d’entreprises, d’entreprises adhérentes, adhésions individuelles.
• La base comporte une gestion des tarifs, adhésions, relances, suivis, factures avec l’export des différents journaux comptables.
• Le CRM centralise toutes les demandes, envois, transactions, accès internet…
• Le code postal permet d’attribuer à chaque entreprise/adhérent un Département/Région/Délégation avec les coordonnées de son président…
• Les contacts peuvent être sélectionnés individuellement ou selon un ou plusieurs critères pour être rangés dans des listes de diffusion.
• Le module de emailing permet d’envoyer des messages (avec fusion des rubriques) en HTML aux différentes liste de diffusions, suivi des réponses, traitement des réponses pour inscrire les contacts aux évènements..
• Un module Événementiel permet de préparer des campagnes (réunions, diners, forums etc..). de budgéter les achats pour l’évènement, de réserver les places avec le module de emailings..etc…

• Un intranet WebDirect permet la mise à disposition individuelle et sécurisée : de scrutins, questionnaires, enquêtes, mise à disposition de documents (bon de commandes, factures, avoirs, documentations,  indices…), l’accès à l’annuaire privatif de la CDAF.

WineOverland est un trader basé à Paris depuis 1992 et à Hong Kong. La société diffuse ses vins dans la région Asie Pacifique

Base de commerce international de vins, achat, vente, transport, multi devises.

Mission 2011-2013

• Gestion des fournisseurs, clients avec leurs contacts + CRM.
• Gestion fine des produits rattachés à chaque compte client permettant tous les ans la mise à jour du catalogue individualisé de chaque client.
• La gestion commerciale comporte : l’envoi de pro forma, la création automatique de la commande, fournisseur, l’édition des multiples documents de transit, la facturation, les relances, l’export comptable des écritures avec les comptes analytiques.
• Des outils statistiques facilitent la lecture de tableaux de bords mensuels et annuels en fonction des différentes catégories de produits diffusés, par pays et continents.

Base de gestion pour la galerie d’art : clients, artistes, suivi des œuvres des artistes et catalogue raisonné.

Mission 2004-2014

La base de la galerie Michel REIN s’articule autour d’un module de gestion des contacts, des artistes, et des œuvres des artistes (multiples).
Il permet d’éditer les documents d’authenticité, ventes, factures, l’envoi directe des informations vers des bases SQL sur le site WEB.

Catalogue raisonné : création d’une base spécifique pour un collectionneur de Julio Gonzalez . Elle permet de regrouper toutes les informations de chaque œuvres de l’artiste (et de ses déclinaisons : du dessin à la sculpture ..) dans le temps et l’espace (expositions, ventes, collections, livres, évènements, suivi des achats et ventes des œuvres..)

Base de : Gestion du fond photographique + réseau intranet privatif pour les galeries qui diffusent ses œuvres.

Mission 2013-2016

Tout a commencé avec une simple base d’adresses que nous avons transformée en un outil de gestion du fonds photographique de Gérard Rancinan.
Lorsque nous avons présenté le projet, Gérard Rancinan a tout de suite compris l’intérêt et les possibilités que lui offrait FileMaker et c’est avec enthousiasme qu’il s’est lancé dans l’élaboration d’un outil lui permettant d’inventorier et suivre ses œuvres. Cette précision lui a permis de mettre en ligne un intranet FileMaker WebDirect permettant aux galeries internationales (ses clients) de réserver directement certains formats ou tirages numérotés bien spécifiques pour des collectionneurs très avisés…

Présentation sommaire du module de gestion du fonds photographique sur FileMaker.
• Gestion de contacts, gestion des œuvres et leurs déclinaisons (multiples), suivi des œuvres (stock, transport, expos, galeries..etc).
• Édition de certificats, étiquettes, reportings laissés au choix des utilisateurs…
• Envois de emailings personnalisés (Html) très simple avec fusion des rubriques FilMaker
• Gestion de multiples listes de diffusion

Présentation rapide du module intranet WebDirect de FileMaker
il permet aux galeries de choisir sur internet et sans FileMaker des œuvres bien spécifiques avec le client final et de les réserver immédiatement. La sélection s’affiche directement dans les écrans FileMaker du Studio Rancinan 24H/24, ainsi la réservation est immédiatement confirmée.